A.S.O. recherche un(e) Assistant(e) Relations Clients et Invités en stage pour rejoindre son Service Hospitalité pour une durée de 6 mois à compter de Janvier 2025.

Au sein de notre Direction Commerciale et Partenariats, le service Hospitalité met en œuvre son savoir-faire pour accueillir chaque année plus de 50 000 invités sur ses évènements, dans les meilleures conditions. Des pentes mythiques d'un col du Tour de France aux survol des pilotes du Dakar dans le désert de l’Arabie Saoudite, les invités accompagnés par A.S.O. sont plongés au cœur de l'action.

Vous assisterez le service Hospitalité et Relation Publiques dans l’organisation et la mise en œuvre des expériences hospitalité.

En amont des épreuves :

• Aider à l’élaboration des cahier de charges des programmes hospitalité destinés aux prestataires.

• Aider à la prospection de prestataires pour la mise en œuvre des expériences hospitalité.

• Effectuer une veille des secteurs Sport mécanique, événements de Running et du Golf

• Editer et mettre en place les outils liés au suivi des programmes hospitalité.

• Participer à l’élaboration des éléments de communication.

• Préparer et envoyer l’ensemble des documents d’information et/ou de terrain à destination des clients et invités.

• Veiller à la bonne tenue des dossiers clients, suivi administratif, etc.

• Aider à l’élaboration des documents opérationnels (terrain)

• Elaborer et suivre les invitations (Logiciel spécifique : VIP BOX)

• Participer activement et minutieusement au suivi du service client : 
  • Suivre les inscriptions des participants pour les événements grand public.
  • Assurer les relances régulières par téléphone et/ou par mail.

Sur le terrain :

• Renfort sur la mise place des programmes hospitalité.

• Accueillir les clients et invités sur les lieux des événements et participer au bon déroulement des opérations.

Post-événement :

• Participer, élaborer et analyser les enquêtes de satisfaction invités (clients, partenaires)

• Participer au débriefing sur les dispositifs mis en place et à l’analyse des retombées post-opérations.

Chantiers :

• Participer aux chantiers : parcours et expérience invités / accueil , restauration, animations, outils de communication…

• Participer à l’organisation d’autres épreuves du service.

Profil recherché

• Vous êtes actuellement étudiant(e) en formation supérieure de niveau BAC+ 4/5 en école de commerce, hôtelière, ou en formation universitaire. 
• Vous disposez idéalement d’une première expérience dans l’assistanat et la gestion de projets dans l’événementiel.
• Vous utilisez avec aisance le Pack Office (en particulier Excel, Power Point, Word).
• Vous êtes intéressé par l’industrie du Sport et connaissez idéalement l’univers des sports mécaniques, Running et Golf.
• Vous avez une maîtrise courante de l’anglais
• Vous êtes organisé(e) et reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre capacité d’adaptation ainsi que votre aptitude à travailler en équipe et en autonomie.
• Vous êtes titulaire du permis de conduire depuis au moins 3 ans. 

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.